Vijf jaar geleden nam SNS REAAL het besluit om te investeren in Het Nieuwe Werken. In een interview met Directeur Facilitair Bedrijf Hidde van der Kluit blikken Floris Vrasdonk (voormalig implementatiemanager) en Albert Roelofswaard (voormalig programmamanager) van Bureau Doenkers terug en vooruit. Wat heeft Het Nieuwe Werken de organisatie gebracht, wat zijn lessen, wat zijn vervolgstappen.

Volgens Hidde heeft Het Nieuwe Werken erg geholpen om de overgang te maken van een traditionele organisatie naar een flexibele organisatie. Deze flexibiliteit is noodzakelijk om klaar te zijn voor een veranderende maatschappij en (werk)omgeving. Het gebouw en de technische installaties moesten na 20 jaar toch ook worden aangepakt. Het is verstandig een programma voor nieuwe manieren van werken samen te laten vallen met de renovatie van een pand.

Openheid en transparantie hebben tot effect dat de organisatie nog minder hiërarchisch wordt dan ze al was en dat samenwerken en verbindend werken worden gestimuleerd. Deze manier van werken is leuker, efficiënter en past in de maatschappelijke ontwikkeling.

Vóór Het Nieuwe Werken kende ook onze werkomgeving lange gangen en veel kamertjes. Net als ik hadden directieleden hier de grootste kamers. Ook ik heb de overgang gemaakt van een eigen kamer naar een veel rijkere werkomgeving, namelijk het hele gebouw. Even wennen maar het bevalt me inmiddels uitstekend.

Het Nieuwe Werken helpt ook met het behalen van de duurzaamheiddoelstellingen. Samen met compensatiemaatregelen werkt SNS REAAL CO2 neutraal. De forse daling van reistijd en -kosten is een positief gevolg van de integrale invoering van Het Nieuwe Werken en de mogelijkheid die aan iedereen wordt geboden om vanuit huis te werken. Verder zijn de facilitaire kosten tientallen procenten gedaald en wordt er circa 40% vierkante meters bespaard. Dit is mogelijk gemaakt door te investeren in het opleiden, trainen en begeleiden van management en medewerkers. De kosten en investeringen voor ICT zijn in deze periode wel iets toegenomen om het allemaal technisch mogelijk te maken. De grootste winst zit in de opbrengsten op het gebied van werkplezier, productiviteit en aantrekkelijk werkgeverschap.

Hoe hebben jullie het onderwerp al die jaren hoog op de agenda gehouden?

Je houdt het onderwerp hoog op de agenda door een concepteigenaar aan te stellen. Wat verder helpt is dat voor nieuwe medewerkers de huidige management- en werkstijl een gegeven is. Nieuwe medewerkers kiezen mede voor het bedrijf door de nieuwe manier van werken die hen aanspreekt. We gaan met nieuwe medewerkers (ook de management trainees van de generatie Y) in gesprek over hun persoonlijke ervaringen met de werkomgeving. Dit doen we nadat ze een aantal maanden in dienst zijn en de uitkomsten gebruiken we voor continue verbetering.

Maar het allerbelangrijkste is waarschijnlijk wel dat in de afgelopen jaren de visie en uitgangspunten blijvend zijn onderschreven van hoog tot laag in de organisatie. Dit maakt het mogelijk om de implementatie de gehele periode consequent integraal aan te pakken en ook in de jaren na invoering goed op peil te houden.
Verder is in onze branche inmiddels iedereen op zijn eigen manier bezig met nieuwe manieren van samenwerken en organiseren, ook dat helpt om de kwalitatieve aspecten van Het Nieuwe Werken op hoog niveau te houden.

Wat zijn fouten waarvoor je andere organisaties wilt behoeden?

Hoewel de werkomgeving en ICT je ontzettend helpen bij de overgang, zijn mens en cultuur de kern. Daar kun je niet genoeg in investeren en aandacht aan besteden. Het gebouw is volgend en ondersteunend. Het kost veel tijd om het mentale programma te doorlopen en afspraken te maken binnen en tussen je teams. Cruciaal is dat dit integraal wordt aangepakt.
Onderschat de benodigde overleg- en vergadercapaciteit niet. Hier hadden we toch liever nog iets meer van gehad. Samenwerken is ook veel overleggen, of dat nou fysiek, telefonisch of virtueel is. Het is goed om te beseffen dat je als je enige tijd op de nieuwe manier werkt, er achter komt dat er veel minder vertrouwelijke gesprekken zijn dan je in eerste instantie altijd dacht. Je ontdekt dat digitaal werken vaak veiliger is dan werken met papier. Doordat collega’s goed omgaan met vertrouwelijke informatie zie je dat het vertrouwen over en weer blijft toenemen.

Welke vervolgstappen zie je persoonlijk nog voor je?

We blijven continu aandacht geven aan gedrag. Uiteraard is er op dit vlak altijd ruimte voor verdere verbetering. Hierin moet je blijven leren en op alle fronten steeds vaardiger worden. Op termijn doen we wellicht nog wat aanpassingen in de werkomgeving op basis van evaluatie van werkpatronen. Ook leren we steeds beter samenwerken op afstand. Uiteraard blijft er ruimte om fysiek samen te werken, dit wordt ondersteund in het gebouw en de werkwijze.

Het doorbreken van maatschappelijke patronen is een mooie volgende stap die organisaties niet alleen kunnen nemen. De schoolvakanties en lespatronen stammen uit de tijd dat kinderen moesten helpen in de landbouw. Deze patronen zorgen tegenwoordig nog steeds voor pieken in het gebruik van gebouwen en infrastructuur op wegen en spoor. Naar mijn schatting is er een overcapaciteit van 15% als gevolg van vaste week- en vakantie-indelingen.

Volgens de NFC-index kost een werkplek voor kantoorhoudende organisaties in 2013 gemiddeld 9.035 euro per jaar. Het is dus mogelijk deze kosten verder te laten dalen richting 7.500 euro. Door de impact die deze verandering heeft op scholen, onderwijs, wegen, openbaar vervoer, infrastructuur moet dit onderwerp maatschappijbreed op de agenda. Het nieuwe Nieuwe Werken beperkt wat mij betreft het scheef gebruik van allerlei assests en infrastructuur nog meer. Van een betere balans werk/privé naar een nog betere balans werk/privé/maatschappij.

Ik ben ervan overtuigd dat er meer aandacht moet komen voor het archiveren van informatie en kennis. Voor het historisch besef is het belangrijk dat we later allerlei zaken terug kunnen vinden en daar inzicht in en overzicht over hebben. Nu is daar vaak beperkt aandacht voor en wordt het bedrijfseconomisch weggedacht. Ook helpt het niet dat er in veel bedrijven geen verantwoordelijke is voor het archiveren van bedrijfsrelevante informatie. Waar archeologen nu fysiek in de grond staan te spitten hebben we straks misschien wel digitale archeologen nodig.

Op het gebied van ICT is er steeds meer mogelijk tegen lagere kosten. Deze nieuwe mogelijkheden moeten we blijvend onderzoeken en invoeren met respect en aandacht voor privacy en veiligheid.

Zouden medewerkers terug willen naar de oude manier van werken?

Volgens mij (en dat blijkt ook uit de metingen) is het overgrote deel van de medewerkers ontzettend blij met de mogelijkheden die Het Nieuwe Werken hen biedt. En dat is waar het team, dat Het Nieuwe Werken bij SNS REAAL heeft begeleidt, naar heeft gestreefd en belangrijk onderdeel van het succes.

Hidde van der Kluit is Directeur Facilitair Bedrijf en lid van de Stuurgroep.

Floris Vrasdonk en Albert Roelofswaard zijn Partner bij Bureau Doenkers
en in het verleden betrokken bij de overgang naar Het Nieuwe Werken.