Vaak associëren mensen Het Nieuwe Werken (HNW) met het reduceren van vierkante meters en dus de kosten van de kantoorruimte. Medewerkers krijgen bij het nieuwe werken immers geen eigen werkplek meer; ze delen een werkplek afhankelijk van hun activiteiten. Dat scheelt inderdaad in de vierkante meters kantoorruimte. Echter, de resterende vierkante meters worden opgedeeld in verschillende werkomgevingen en ingericht voor de specifieke werkzaamheden of activiteiten die de medewerkers uitvoeren. Je krijgt hierdoor meerdere kantoorhoudende omgevingen, zoals ondersteunende, productie, consultancy, callcenter, ICT of concentratie. Omgevingen zoals je die aantreft bij de gemeente, de zorg en de zakelijke dienstverlening. Uitsluitend nog vierkante meters die efficiënt worden gebruikt; intensiever in vergelijking met de traditionele kantoren. Het nieuwe werken vergt dan ook een hoogwaardige werkomgeving, robuuster materiaal, klimatologisch goed gekoelde en/of verwarmde kantoorruimtes, et cetera. Anders gezegd, vitale kantoren met een hoogwaardige belevingswaarde.

De kosten van een werkplek in een HNW omgeving blijken in de praktijk in de meeste gevallen te stijgen. Wie bij het nieuwe werken de kostenbesparingen per vierkante meters voorop stelt, komt dan ook vaak van een koude kermis thuis. Het nieuwe werken draait in essentie om de mens: de medewerker uitrusten met alle middelen die hij nodig heeft om het beste uit zichzelf te halen. Essentieel in deze nieuwe tijd waar de crisis een mega-interventie heeft veroorzaakt in de economie. Juist nu neemt het nieuwe werken een hoge vlucht. De Cloud, de nieuwe balans tussen werk en privé en de toegenomen concurrentie liggen hieraan ten grondslag. Het nieuwe werken heeft ook negatieve gevolgen; het verergert het vraagstuk van de leegstand van de vele kantoren. Na het doorvoeren van het nieuwe werken, kampen veel organisaties met een extra overschot aan vierkante meters. Huurcontracten aanpassen en officesharing bieden voor organisaties mogelijkheden om de leegstand van hun kantoor-ruimte te reduceren en de resterende kantoorruimtes vitaal te gebruiken.

De werkplekken die conform het nieuwe werken zijn ingericht, zijn overigens minder gevoelig voor organisatorische veranderingen. Dit is weliswaar niet eenvoudig en eenduidig in euro’s te bereken, maar gezien de huidige dynamiek in veel organisaties, wel heel prettig. De werkomgeving is namelijk specifiek ontworpen voor de daadwerkelijke werkzaamheden van de medewerkers. De organisatie van het werk wordt daarmee losgekoppeld van het gebouw of de inrichting. De organisatie kan veranderen maar gebouw en inrichting blijven hetzelfde. Doordat er meer medewerkers gebruik maken van één en dezelfde werkplek nivelleren wel enigszins de kosten per medewerker. Het meeste voordeel behaalt de organisatie uiteindelijk in de financiële elasticiteit; de kosten voor elke medewerker per werkplek.

Financiële elasticiteit

Gelijk aan de traditionele kantoren bepalen ook bij het nieuwe werken de vierkante meters kantoorruimte, de openingstijden, het kantoormateriaal, de ICT, het onderhoud, de schoonmaak, et cetera, de kostenstructuur. Maar staan nu in een andere verhouding tot elkaar. Het creëren van een vitale werkomgeving kost uiteindelijk altijd extra geld. Het nieuwe werken verdeelt de kosten van één werkplek daarentegen wel over meerdere medewerkers. Ook al stijgen hierdoor de kosten per werkplek, ze nemen niet evenredig toe met het aantal medewerkers. De financiële elasticiteit van de werkplek neemt wel toe; de kosten per medewerker per werkplek is minder aan (organisatie-) veranderingen onderhevig.

Kantoorruimtes

Het meest in de oogspringende verandering in de kostenstructuur bij het nieuwe werken zie je in de verandering van de kantoorruimtes. In het traditionele kantoor voert in veel gevallen soberheid de boventoon met enigszins saaie, kale kamers en eenvoudig meubilair. Deze kosten zijn eenduidig toe te wijzen aan één medewerker. Organisaties die het nieuwe werken invoeren, investeren juist in de flexibiliteit van de kantoorvoorziening zodat steeds andere mensen aan een werkplek kunnen aanschuiven. De werkplek moet hierdoor snel in te stellen zijn naar de wensen van de medewerker en alles moet goed schoon zijn gedurende de gehele dag. Intensief gebruik van de kantoorruimtes vergt bovendien accurate klimatologische afstemming. Ook zie je de werkplekken intensiever gebruikt worden omdat organisaties de openingstijden van hun bedrijfspanden verruimen.

Als voordeel van deze aanpak van de werkplekken zie je dat deze meer flexibiliteit bieden omdat ze meer activiteit gebaseerd zijn ingericht. Van intern verhuizen zoals je dat vanuit de traditionele kantoren gewend bent bij iedere organisatieverandering, is nagenoeg geen sprake meer. Bij het nieuwe werken worden de organisatie immers fysiek niet meer zo sterk per afdeling georganiseerd maar naar activiteiten.

Wat kost de transformatie van een kantoor?

De elementen van de kostenstructuur komen door het nieuwe werken dus in een andere verhouding tot elkaar te staan in vergelijking met de kostenstructuur van het traditionele kantoor. Veel organisaties stellen zich daarom in beginsel terughoudend op. Want waaraan ga je nu daadwerkelijk beginnen? Een projectorganisatie vraagt zich daarom af aan de voorkant van een nieuwbouw of verbouwtraject welke kosten gemoeid zijn met een innovatieve werkomgeving. Dat is natuurlijk afhankelijk van een heleboel variabelen. Het beste advies luidt eerst een gebouwscan te doen en dit om te zetten naar diverse kengetallen. Dit is geen ingewikkeld proces, maar is wel iets dat moet gebeuren.

We maken onderscheid in een drietal kosten:

• stichtingskosten
• bouwkosten
• inrichtingskosten

Deze kosten zet je af tegen benchmark kengetallen. Op grond van ervaringen in eerdere HNW-trajecten zijn voldoende benchmark gegevens geïnventariseerd om een vergelijking te maken. De kengetallen betreffen de verbouwing van bestaande kantoorpanden (wanden en vloeren), inclusief inrichting, honoraria en onvoorziene kosten.

Het aandeel inrichting varieert in deze getallen tussen de 250–450 euro/m2 Bruto Vloer Oppervlakte (BVO).

Lessons learned

• Om vitale kantoorruimte te creëren met financiële ruimte maak je vooraf een gedegen businesscase, inclusief een gedetailleerde rendementsberekening. Ook met een duidelijke besluitvorming is het in de nieuwe tijd met de enorme leegstand van kantoren goed om vraag en aanbod in het vastgoed te blijven vergelijken en rekening te houden met voortschrijdende inzichten vanuit marktparticipaties.
• Bij de invoering van het nieuwe werken investeert de organisatie meer aan de voorkant in hoogwaardig materiaal van de kantoorruimte, terwijl daarnaast de kosten van het schoonhouden van de kantoorruimte toenemen ten opzichte van de traditionele kantoren.
• Na invoering vinden er nagenoeg geen interne verhuizingen meer plaats en dat zorgt weer voor een aantrekkelijke besparing.
• In vergelijking met traditionele kantoren investeert de werkgever nadrukkelijk om meer ruimtes binnen de organisaties representatief te maken voor klanten en business partners.
• Moderne ICT-techniek speelt een essentiële rol bij het succes van het nieuwe werken. Extra investeringen zijn doorgaans noodzakelijk zodat alle ICT up-to-date is binnen de organisatie.

Jacinto Holten is een partner in advies, creatie en realisatie van de ideale werkomgeving
en is inzetbaar voor het gehele traject: van plannen maken tot het in de praktijk realiseren.