Er wordt veel geschreven over nieuwe manieren van werken. Zeker nu het steeds meer een maatschappelijk thema wordt. Het doel is een verbetering ten aanzien van de efficiëntie van werk te realiseren. Hoe je dit doet, verschilt per persoon en bedrijf. Het biedt de mogelijkheid om een positieve verandering te bewerkstelligen waar jezelf, je bedrijf en de maatschappij profijt van hebben. Maar tegelijkertijd worden ook mythes over Het Nieuwe Werken gecreëerd. In dit artikel daarom een paar van deze mythes ontkracht.

1. Het Nieuwe Werken is slechts een hype

De historie gaat in ieder geval al terug naar 1973, Californië, Jack Nilles. Toen heette het telewerken. Frappant is dat genoemde argumenten en ook problemen toentertijd hetzelfde waren als voor Het Nieuwe Werken nu. Via Engeland en Scandinavië komen we in Nederland bij Interpolis. En vervolgens via pioniers als E-office en Moneypenny en de laatste paar jaar via Rabobank en Microsoft uit op Het Nieuwe Werken. En hierbij vergeet ik waarschijnlijk vele andere te noemen. Volgens mij is HNW dus geen hype, maar een structurele zoektocht naar (keuze)vrijheid en optimaal gebruik maken van nieuwe technologische mogelijkheden. Een zoektocht die heel lang geleden is begonnen en misschien wel nooit af is. Hippe namen, oppervlakkige publicaties, reclamecampagnes, et cetera hebben waarschijnlijk wel ergens een plekje in het proces van evolutie en die kun je misschien wel een hype noemen.

2. De meeste medewerkers willen geen flexplek

Als je medewerkers vraagt of ze een vaste werkplek en/of een eigen kamer willen, zullen velen dit beamen. Maar als het totaalplaatje van alle mogelijkheden wordt geschetst, dan is mijn ervaring dat een ruime meerderheid van de medewerkers bereid is een vaste kamer en/of werkplek los te laten. Er ontstaat op veel vlakken een nieuwe ruilverhouding tussen werkgever en medewerkers en beiden zijn, om hun eigen reden, meer tevreden dan voorheen. Ook zijn er volgens mij steeds meer organisaties die zich een inefficiënt gebruik van kantoorruimte niet meer kunnen veroorloven om kostentechnische of maatschappelijke redenen.

3. Er zijn te veel uitzonderingen voor standaard werkplekken en IT-oplossingen

Het Nieuwe Werken heeft volgens mij wel degelijk one-size-fits-all-aspecten. Om de kosten voor IT binnen de perken te houden, moet je standaardiseren op de grootste gemene deler aan functionaliteiten en deze voor iedereen en overal beschikbaar maken. IT is geen jas. Als een jas te groot is en/of te veel zakken heeft, loop je voor paal. Als je meer IT-functionaliteiten tot je beschikking hebt dan nodig, dan gebruik je ze gewoon niet. Standaardiseren zorgt dat kosten zo laag mogelijk blijven. Sommige organisaties kunnen ook standaardiseren op de toegang tot bedrijfsapplicaties via (privé)apparatuur van de medewerkers. Maar doe dit dan wel voor alle medewerkers. In de fysieke omgeving volstaat een slimme combinatie van een beperkt aantal soorten werkplekken en een beperkt aantal stempels van kantoorvloeren in een gebouw om voor iedereen een mooie, prettige werkomgeving te hebben. Voorgaande zin doet de complexiteit van de fysieke omgeving geen recht, maar het gaat erom dat het een one-sits-fits-all is om werkplekken te delen. Dit kun je mijns inziens niet half doen. Met te veel uitzonderingen (toch een vaste plek en/of kamer) worden de invoering en acceptatie moeilijker, de flexibiliteit voor de hele groep beperkt en de (kosten)voordelen minder behaald. Let op, ik zeg hier niet dat het om de kosten draait, maar bij bedrijfseconomische bezigheden is het een belangrijk onderwerp. Binnen de randvoorwaarde van een passende kantooromgeving en bijbehorende IT is er vervolgens meer vrijheid voor alle medewerkers. Als medewerkers er binnen die keuzevrijheid voor kiezen om van 8 tot 5 te werken, omdat dat voor hun een prettige werk-privé balans is, is dat natuurlijk geen probleem. Het is wel een one-size-fits-all voorwaarde dat je goede afspraken maakt over resultaten, bereikbaarheid et cetera.

4. Projectmanagement is niet te combineren met HNW

Deze is tweeledig: In Het Nieuwe Werken zitten veelal grote realisatieonderdelen op het gebied van IT en huisvesting. Er is helemaal niets mis mee om deze zaken projectmatig aan te pakken. Waarom niet een bestaande best-practice gebruiken? Het zit ‘m er natuurlijk wel in hoe je deze toepast. De toepassing van projectmatig werken binnen organisaties zal mee moeten evolueren. Voor opdrachtgevers en projectmanagers wordt ook sturen op resultaten en kunnen samenwerken op afstand (nog meer dan nu) een vereiste vaardigheid. Let op, ik zeg hier niet dat je nooit fysiek bij elkaar moet komen.

5. Middenmanagement wil niet meewerken

Sommige managers gaan juist aan de rem hangen, maar laat ik vooral wijzen op degenen die naast een moeilijke en drukke baan ook bezig zijn met (zichzelf) te vernieuwen. Volgens mij wordt het een steeds grotere schare. Focus op de parels, ik zie er steeds meer.

Albert Roelofswaard begeleidt organisaties en mensen met vraagstukken
op het gebied van nieuwe manieren van samenwerken en organiseren.

Wilt u meer weten over de implementatie en aanpak voor Het Nieuwe Werken? Neem contact op via: info@doenkers.com