Wat kunnen we verwachten van enterprise social networking, sociaal intranet, social enterprise, social collaboration of social business? We hebben het hier over gebruik maken van (online) sociale netwerken en sociale relaties tussen medewerkers (en partners of klanten) om zakelijke belangen of activiteiten te ondersteunen. Om zodoende processen te verbeteren om met elkaar samen te werken en informatie te delen en zo een gemeenschappelijk doel te bereiken. Op het internet vinden we dergelijke fenomenen al lange tijd terug in persoonlijke sociale netwerken, maar het bedrijfsleven is bezig met een inhaalslag. Regelmatig in het kader van Het Nieuwe Werken of Sociale Innovatie. We zien een veelheid aan platforms die hierbij worden ingezet, zoals Yammer, Jive, IBM Connections, Google for Work, Microsoft SharePoint, Newsgator, Alfresco en Bitrix24. Een goede Nederlandse term is lastig te vinden. Men zegt wel eens ‘Facebook voor de organisatie’, maar dat is een te eenvoudige interpretatie (ook nu Facebook at Work in aantocht lijkt). Naast gebruik van ICT systemen, gaat het vooral ook om aanpassingen aan de gebruikelijke manier van werken en integrale ondersteuning aan de werkprocessen. We hanteren voor het gemak even de term ‘social‘.

Veel organisaties hebben moeite om te begrijpen wat social inhoudt en hoe een organisatie er voordelen mee kan behalen. Waarom zou een organisatie haar huidige e-mail gebaseerde communicatie en file opslagsystemen transformeren naar een open sociaal netwerk? Een aantal voordelen van het benutten van social zijn:

• Het bevordert innovatie, creativiteit en verandering binnen een organisatie. Dit wordt bereikt door middel van de netwerkcultuur in relatie tot communicatie en samenwerking. Dat wordt aangemoedigd bij het gebruik van het sociale platform. Dit in tegenstelling tot de traditionele top-down manier van management en communicatie, die aangewend wordt voor officiële aansturing en communicatie in een onderneming (‘command and control’). Deze vorm is veel minder geschikt voor het bevorderen van creativiteit op het werk en ontmoedigt innovatie.

• Het kan ondervangen dat problemen dubbel worden aangepakt in de onderneming, door het creëren van meer zichtbaarheid van wat andere mensen doen. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door het gebruik van wiki’s of een collaboration platform dat het delen en verspreiden van ideeën en denkprocessen stimuleert.

• Het brengt mensen met dezelfde interesses en vaardigheden op een natuurlijke wijze bij elkaar en maakt het makkelijker om te zoeken naar iemand met de kennis die u nodig heeft voor uw project. Dit maakt samenwerking over afdelings- of organisatiegrenzen eenvoudiger, of überhaupt mogelijk. Deze relaties volgen daardoor ook niet per se de traditionele organisatielijnen, maar vormen meer op basis van vaardigheden, kennisgebieden of op project basis.

• Het verbindt medewerkers met elkaar, waardoor langdurige en meer betekenisvolle relaties worden gevormd. Het maakt medewerkers gelukkiger op het werk, doordat meer facetten van hun persoonlijkheid worden weergegeven. Het moedigt iedere werknemer aan om te geloven dat ze een verschil kunnen maken.

Een social platform bevat veelal functionele elementen zoals profielen, communities, wiki’s, (micro)blogs en mogelijkheden om bestanden te delen. Het verhoogt de efficiëntie van de medewerker en verlaagt kosten. Samenwerking wordt verbeterd door delen en openheid en organisatorische kennis wordt beter ontsloten en behouden. Het platform wordt echt slim als we interacties en verbanden tussen mensen, onderwerpen en ideeën meten, analyseren en interpreteren. Hiermee worden sociale structuren met onderlinge afhankelijkheden en werkpatronen van individuen, groepen en organisaties inzichtelijk. Het platform ‘denkt en werkt dan daadwerkelijk met u mee’ door suggesties te geven naar mensen en informatie die anders niet in beeld waren. Ook kan leiderschap van mensen afgeleid worden van hoe invloedrijk iemand is en hoe anderen hem of haar beoordelen.

Sommige managers maken zich in het kader van social zorgen erover de mogelijkheid dat de inhoud buiten de kaders van het werk kan gaan liggen en dat communicatie buiten de organisatielijnen om gaat. Zij vrezen dat persoonlijke discussie zal leiden tot minder productiviteit en ongepaste content. Het is juist aan te bevelen om persoonlijke berichten aan te moedigen, omdat sociale netwerken een weergave zijn van de medewerkers en hiermee van de organisatie zelf. Het omzeilen van de gebaande organisatielijnen zal vaak zaken versnellen doordat rechtstreekse relaties worden gelegd. Maar als u een improductieve medewerker (of manager) bent, zal uw bijdrage aan de organisatie (of gebrek daaraan) duidelijk zichtbaar zijn voor iedereen.

Ondanks het feit dat social networking en collaboration technologie al meer dan 10 jaar bestaat, komt de toepassing ervan nog maar langzaam in een volwassenheidstadium. De cultuur ontbreekt soms om te begrijpen en te waarderen wat de voordelen kunnen zijn van een dergelijke toepassing. Gartner signaleerde al eerder dat meer dan 80% van ‘social business efforts’ niet de voordelen van de beoogde doelstellingen zullen gaan behalen in 2015. Een deel van het probleem ligt in het feit dat waar social is ingevoerd, dit gedaan is als technologie-implementatie met focus op gebruikersacceptatie. Een andere invalshoek is dat social een nieuwe manier is om te communiceren en relaties te vormen, om hiaten op het gebied van informatie-uitwisseling overbruggen en besluitvorming te versnellen. Met aanpassing van de wijze van werken en integratie in de werkprocessen. Met deze en andere aandachtspunten kunnen eerder genoemde voordelen worden behaald.

Ruud Zandbergen begeleidt organisaties bij het invoeren van innovatieve manieren van werken en organiseren.

Wilt u nog een vermakelijk memo lezen waarin een medewerker aan de CEO argumenteert dat er bij hen zeker géén enterprise social network nodig is (maar eigenlijk toch weer wél), lees dan hier nog even verder (Engelstalig).