Het maakt niet zo veel uit welke definitie je van Het Nieuwe Werken hanteert, maar een integrale benadering bij de implementatie vergroot de kans op een succesvol eindresultaat en verkleint de kans op mislukken. Integraal implementeren is in mijn ogen een cruciale succesfactor voor HNW.

Gedrag, verplichtingen en kosten veranderen

Bij het invoeren van Het Nieuwe Werken veranderen er allerlei verhoudingen in de organisatie. De medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid en meestal een werkuitrusting met meer functionaliteiten. Deze veranderingen vragen vaak om ander gedrag en andere verplichtingen. Zowel voor de medewerkers als voor de leidinggevende. Het is dan belangrijk goede afspraken te maken over de verwachten resultaten. Ruimte te geven en te nemen. En elkaar te blijven motiveren en aanspreken op gedrag. Dit is bij uitstek het domein waar HR een voortrekkersrol moet spelen.

Ook de rol van het kantoor verandert. Wanneer medewerkers plaatsonafhankelijk kunnen werken en het kantoor meer een ontmoetingsplek wordt, heeft dit effect op de bezetting van de werkplekken, de zogenaamde werkplekfactor. Bij een lagere werkplekfactor zijn nieuwe afspraken en een inrichting van het kantoor nodig die afgestemd zijn op activiteiten van de medewerkers. Afstemming tussen de facilitair- en de IT-verantwoordelijke is dan noodzakelijk om tot een optimaal eindresultaat te komen. Hierbij is vooraf goed nadenken essentieel. Want als het eenmaal in productie is, kosten de anpassingen veel meer moeite en geld.

Daarnaast veranderen de financiële verhoudingen door Het Nieuwe Werken. Meestal zal er geïnvesteerd moeten worden in de medewerkers en de leidinggevende, de kantooromgeving en in de IT. Besparingen zijn te vinden in minder kosten voor huisvesting, minder verzuim, reizen, et cetera.

Organisatiebrede vraagstukken

Om te komen tot een goede implementatie moeten er flink wat keuzes worden gemaakt. De werkplekfactor op kantoor hangt bijvoorbeeld samen met de mate van thuiswerken, de bijbehorende arbeidsvoorwaarden, de overeenkomsten en/of de instructies. Wanneer medewerkers op kantoor juist meer samenwerken en elkaar ontmoeten, stelt dit eisen aan de hoeveelheid en de soort ruimtes voor overleg, het klimaat en de akoestiek daarvan. Videoconferentie, chat en informatie over welke medewerker wanneer beschikbaar is; het is niet al te gecompliceerd, maar het moet wel ingevoerd worden. Daarnaast: Hoe leert een organisatie omgaan met de nieuwe overvloed aan keuzemogelijkheden? Zoals waar, wanneer en hoe er (samen) gewerkt gaat worden? Dit zijn allemaal integrale vraagstukken die je prima in gezamenlijkheid kunt oplossen.

Is dit nou echt anders?

Er wordt veel gediscussieerd of Het Nieuwe Werken nu wel of niet nieuw is. Persoonlijk denk ik dat het niet nieuw is. Alle individuele disciplines zoals HR, Facilitair en IT zijn altijd bezig te vernieuwen, te verbeteren, te moderniseren en slimmer te werken. De kunst bij Het Nieuwe Werken is om alle initiatieven en ontwikkelingen te richten op een gezamenlijk einddoel. En laat dat vooral een aantrekkelijker en modernere organisatie voor klanten en medewerkers zijn. En niet een goedkopere organisatie. De kostenbesparingen zijn en moeten vooral een (natuurlijk) gevolg blijven.

Maak HNW tot een inspirerend doel

Bij de verandering naar een moderne manier van werken spelen de afdelingen Facility Management, Human Resource Management (P&O) en ICT een cruciale rol. Soms wordt een samenwerking tussen deze organisatieonderdelen belemmerd door reeds aanwezige vooroordelen richting elkaar, zoals:

• Een HR-directeur die, geïnspireerd door een congres, mogelijkheden ziet om medewerkers meer keuzevrijheid en flexibiliteit te bieden. Maar vervolgens zakt hem de moed in de schoenen als hij denkt aan zijn collega van ICT waarbij altijd alles moeilijk is en veel geld en tijd kost.
• ICT-ers die graag toekomstbestendige architecturen willen realiseren, maar dan denken aan de collega’s van Facilitair die in hun ogen operationeel goed werk doen, maar waarmee geen gezamenlijke visie kan worden gecreëerd. En dan ook nog de collega’s van P&O die al jaren totaal niet projectmatig kunnen werken.
• De verantwoordelijken voor huisvesting zien al jaren een grote mate van verspilling in de kantooromgeving en willen dat ook kunnen aantonen. Maar collega’s blijven vrolijk sub-optimaal koninkrijkjes creëren en bellen voor meer werkplekken en het verplaatsen van wandjes.

Albert Einstein heeft eens gezegd dat het eenvoudiger is om een atoom te splitsen dan iemand met een vooroordeel te overtuigen van het tegendeel. Gelukkig is Het Nieuwe Werken voor veel organisaties een inspirerend doel met aantrekkelijke voordelen. Waarbij het ook lukt om wederzijdse vooroordelen te overwinnen of in ieder geval tijdelijk opzij te zetten.

Complex, maar overkoombaar

Natuurlijk neemt de complexiteit toe met het aantal relevante betrokkenen. Een voordeel is wel dat daarmee het draagvlak toeneemt. Partijen hebben uiteenlopende belangen, andere werkwijzen, een andere taal en manieren van met elkaar omgaan. Integraal betekent overigens niet dat met iedereen over alles gesproken moet worden of dat oplossingen de optelsom zijn van alle ideaalbeelden. Het gaat er juist om dat de juiste partijen worden betrokken, medeverantwoordelijkheid krijgen en dragen. Kortom integraal veranderen: niet eenvoudig.

Albert Roelofswaard begeleidt organisaties en mensen met vraagstukken
op het gebied van nieuwe manieren van samenwerken en organiseren.

Wilt u meer weten over de implementatie en aanpak voor Het Nieuwe Werken? Neem contact op via: info@doenkers.com