1. Inleiding

De corona crisis heeft zijn impact op de gehele maatschappij. Veel kantoorgebouwen staan leeg of worden minimaal bemand. Het grootste gedeelte van alle kantoor medewerkers werkt alweer ruim 4 weken thuis. Dit in soms onmogelijke omstandigheden.

De overheid geeft aan dat er mogelijke openingen in relatie tot versoepeling van haar beleid kan komen. Echter we zullen wel voor een langere periode geconfronteerd blijven met de uitgangspunten van de 1.5 m1 economie.
De overheid verplicht ons straks, om bij terugkeer naar ons kantoor, als werkgever hierover nagedacht te hebben en de nodige maatregelen getroffen te hebben. Vanuit verschillende hoeken rijst nu de vraag: Wat houdt dit in?

De afgelopen decennia hebben wij met diverse opdrachtgevers “Anders Werken” projecten vormgegeven. In deze projecten zijn open en transparante werkomgevingen gemaakt met een variatie aan soorten werkplekken en overleg vormen. We hebben ontmoetingsomgevingen gemaakt voor werken, ontspannen eten en drinken.

De vraag is of deze omgeving past in het nieuwe beeld en zo ja welke maatregelen kunnen we dan nemen om binnenkort terug te kunnen keren naar kantoor.

Via deze notitie wil ik u graag een handvat bieden om deze discussie in uw organisatie te kunnen voeren.

2. Werken in een activiteit gerelateerde werkomgeving

Om antwoord te geven op de vraag of een activiteit gerelateerde werkomgeving geschikt is om als huisvestingsvorm te fungeren bij terugkeer na de corona crisis durf ik volmondig Ja te zeggen. We zullen wel een aantal gezamenlijke maatregelen moeten treffen. Deze maatregelen hebben een relatie, hoe kan het ook anders, in ons gedrag, onze middelen en onze werkomgeving. Het is dus breder dan de werkomgeving alleen.

Hiernaast is het ook van belang om facilitair een aantal maatregelen te treffen. Een deel van onze medewerkers zal nog steeds bang zijn voor besmetting. Hygiëne moet derhalve hoog in het prioriteitenlijstje staan. Op al deze aspecten kom ik onderstaand terug.

2.1 Ons gedrag

Als we weer naar kantoor komen is het verstandig nagedacht te hebben over een aantal protocollen in hoe wij met elkaar omgaan. Onze waarden en normen komen weer boven drijven. De overheid heeft een spotje gemaakt waarbij wij respect hebben voor elkaar, afstand houden tot elkaar, geduldig wachten op de ander. Het gaat hierbij niet mee om ons zelf maar om de ander. Het wordt hiermee steeds belangrijker om eerst de ander te vragen wat hij wil.

Ook zullen we ons gedrag moeten aanpassen in het uitvoeren van de regels van wat we met elkaar hebben afgesproken. Er is geen ruimte voor eigen interpretatie, hoe vervelend dan ook.

We maken hygiëne afspraken met elkaar en daar houden we ons aan. Als werkgever zorgen we ervoor dat dit meer dan voldoende gefaciliteerd is. 

Thuiswerken is nu een daadwerkelijk onderdeel geworden van onze manier van werken. Ook hiervoor zullen we afspraken met elkaar moeten gaan maken. Als je thuiswerkt ben je bereikbaar en beschikbaar. Hier staat tegen over dat wij als werkgever moeten kijken wat we wel en niet hiervoor kunnen en moeten faciliteren.

De werkplek op kantoor

In een anders werken werkomgeving zijn wij gewend te werken vanuit onze activiteiten. Dit houdt in dat we regelmatig kunnen wisselen van soort werkplek. Vanuit hygiëne oogpunt is het niet wenselijk om deze routine, als je al op kantoor bent, te blijven volhouden.

In dit kader is het wenselijk na te denken hoe je de persoon(on)gebonden werkplek een plek geeft in de voorlopig nieuwe werkelijkheid. De werkomgeving gaat immers uit van een grote mate van flexibiliteit en is in zijn oorspronkelijk vorm gebaseerd op flexibel gebruik, afgestemd op een flexibele werkplekbezetting.

Wij blijven onze opdrachtgevers adviseren het gebruik van de werkplekken op basis van bezetting en daadwerkelijk gebruik te organiseren. Dit om enerzijds een te grote aanwezigheidsdruk in de werkomgeving en de werkplekken of anderzijds om een te grote leegstand van werkplekken in de werkomgeving te voorkomen. Het beschikbaar hebben van een werkplek, om je werk op kantoor te kunnen doen, is immers een belangrijk goed geworden. We raden de opdrachtgever met voorkeur aan om niet terug te vallen naar het toewijzen naar vaste werkplekken.

Wij adviseren opdrachtgevers een werkplek protocol met medewerkers af te spreken. Op deze manier weet u werkgever wat de druk op uw werkomgeving gedurende de dag zal zijn en kunt u sturen op daadwerkelijk aanwezigheid op de werkvloer. De overheid zal waarschijnlijk naast de 1.5 m¹ regel mogelijk ook nog kijken naar de hoeveelheid medewerkers op een bepaald werkoppervlakte.

Het protocol zou er als volgt uit kunnen zien:

• De medewerker denkt na of hij of zij wel of niet naar kantoor komt of thuiswerkt.
• Medewerkers hebben vanuit hun functie of werkzaamheden een vast werkplekdomein toegewezen gekregen.
• De medewerker denkt, vanuit haar werkzaamheden, na over de werkplekfaciliteit die hij/zij voor die dag dat ze op kantoor zijn nodig denkt te hebben.
• De medewerker reserveert een werkplek voor de dag (voor deze dag is dit zijn of haar vaste plek). Als organisatie dient u hiervoor wellicht een reserveringssysteem op te zetten.
• De medewerker neemt zijn/ haar eigen toetsenbord en muis mee.
• Na gebruik van de werkplek maakt de medewerker het werkblad en het beeldscherm schoon en gaat naar huis (Clean-desk).

Samengevat:

• We maken afspraken met elkaar en daar houden we ons aan, er is geen ruimte voor eigen interpretatie.
• We hebben respect voor elkaar waarbij we in eerste instantie nadenken over de gevolgen voor de ander.
• We zorgen voor een goede hygiëne.
• Als we thuiswerken zijn we bereikbaar en beschikbaar.
• We maken een werkplekprotocol voor werken op kantoor en reserveren onze plek.

2.2 Onze middelen

Er is geen organisatie meer in Nederland die zijn of haar kantoor IT niet op orde heeft. We werken al vaak vanuit “the Cloud”. De kantoor software en data is plaats- en tijd onafhankelijk bereikbaar en beschikbaar.

Aandachtspunt als gevolg van de corona crises zijn dan ook meer de persoonlijke middelen. Zo zijn er vaak in de kantoren nog IT-Werkplekken met gebruik van gezamenlijke toetsenborden en muizen. Een van de te nemen maatregelen voor u als organisatie is erover na te denken dit meer persoonlijk te maken en iedere medewerker, als dat al niet gebeurd is, te voorzien van een eigen draadloze toetsenbord en muis.

Een ander onderdeel van de IT -oplossing is telefonie.

Werkt u nog met vaste telefoons dan is het aan te raden over te stappen op of mobiele telefonie of soft Phone oplossingen. In dit laatste geval is het aan te bevelen iedere medewerker van een eigen mobiele headset te voorzien.

Digitaal Werken en vergaderen

Een van de mogelijke verspreiders van het corona virus is papier. Om ervoor te zorgen dat deze drager beperkt wordt in zijn gebruik is het te adviseren om ieder werkplek te voorzien van dubbele beeldschermen. Onderzoek in organisaties heeft opgeleverd dat dit tot wel 80% aan papierreductie kan leiden.

Als organisatie kunt u verder nadenken om digitaal vergaderen te bevorderen. In deze coronatijd doen we dit al door vanuit de thuiswerkplek via Teams of Zoom dit te faciliteren. Wat we echter bij digitaal vergaderen vaak missen is het middel om onze vergaderstukken bij ons te hebben. Omdat de laptop of computer in gebruik is printen we ze dan maar uit. Als organisatie heeft u dan de uitdaging om meer en meer na te denken over extra digitale middelen om dit te bevorderen. Aan u om het gebruik van Ipads en surfaces te bevorderen en beschikbaar te stellen.

Printen op kantoor of thuis

Door meer en meer digitale middelen in te zetten om het lezen van stukken te bevorderen zal het printen in de organisatie verminderen. Wat we echter vaak zien is dat dit niet vanaf vandaag en morgen goed is geregeld. In de moderne kantoren hebben we per werkvloer of werkveld 1 of 2 copy corners gerealiseerd. Dit is een gezamenlijke ontmoetingsplek. Op deze plekken moeten we de 1.5 m¹ afstand regels in acht gaan nemen.

We werken in de meeste gevallen al met “copy on demand”. Wat we dan moeten regelen is de fysieke afstandscirkel tot het copy apparaat. Hiernaast zijn onze service corners vaak kleinere ruimten gekoppeld aan de werkomgeving. Deze zijn toegankelijk via een deur. In dit geval zou het goed zijn buiten de deur ook een fysieke afstandscirkel op te nemen.

Een derde alternatief is om in de werkomgeving op centrale plekken kleinere Air printers te voorzien. Ook deze worden weer d.m.v. afstandscirkels afgeschermd.

Samengevat:

Onze hygiëne eisen en de opgelegde 1.5 m¹ afstandsregel dwingen ons tot nadenken over onze middelen.

1. We moeten meer en meer nadenken over het beschikbaar stellen van persoonlijke IT-middelen aan onze medewerkers. Dit in de vorm van:
   • Persoonlijke laptops,
   • Ipads en surfaces,
   • Toetsen borden en muizen,
   • Smartphones,
   • Headsets.
2. Het bevorderen van digitaal vergaderen
3. Het verminderen van papiergebruik en het bevorderen van dubbele beeldschermen
4. Het goed faciliteren van thuiswerken

2.3 Onze werkomgeving en onze werkplek

Als we kijken naar onze werkomgeving dan zijn er een aantal aandachtsgebieden waar we in relatie tot de 1.5 m¹ regel en hygiëne naar kunnen kijken, deze zijn;

• Toegankelijkheid derden in het gebouw
• Routing
• Facilitaire voorzieningen en ruimten (restaurant en toiletten)
• Gebieden van algemeen gebruik (ontvangst, garderobe, pantry, copycorner)
• Vergaderen (formeel en informeel overleg)
• Werkplek en werkplekordening

Toegankelijkheid derden

Als organisatie is het van belang om na te denken omtrent de toegankelijkheid van derden en of cliënten in uw gebouw of werkomgeving. Bij sommige opdrachtgevers speelt ook dat zij onderdeel uitmaken van een omgeving die deels met derden gedeeld wordt. U dient zich als organisatie af te vragen hoe u hiermee om wilt gaan in relatie tot uw medewerkers.

De meeste door ons geadviseerde projecten kennen in hun uitwerking een aantal beveiligingsschillen in het gebouw. Dit betreft de publiek zone of multifunctionele ontmoetingszone, de medewerker zone, de beveiligde zone.

Wij adviseren u met uw medewerkers en klanten hiervoor een aantal afspraken te maken. Deze afspraken kunnen behelzen de toegang tot het gebouw, de ruimten die wel en niet publiek toegankelijk zijn en de hygiëneregels waar eenieder zich aan dient te houden. In dit kader adviseren wij u derden geen toegang te verlenen tot het ontmoetings- en medewerkersdomein. Voor overleg met derden kunt u denken aan het toewijzen van een aantal buiten de domeinen gelegen vergaderfaciliteiten.

Ook adviseren wij u overleggen met derden, daar waar mogelijk en wenselijk, in eerste instantie digitaal vorm te geven.

Routing in het gebouw

De routing op alle vloervelden in gebouwen in Nederland is uitgevoerd met een primaire en een secondaire toegang of vluchtweg. Dit houdt in dat alle vloerveld minimaal over 2 ingangen of uitgangen beschikken.

Wij adviseren u de routing op de vloervelden zodanig vorm te geven dat er bij wijze spreken eenrichtingsverkeer, bij binnenkomst en bij verlaten van het vloerveld, ontstaat. Dit zorgt ervoor dat loopbewegingen en ongewilde contact momenten op het vloerveld verminderd worden.

Facilitaire voorzieningen en ruimten

Vanuit hygiëne oogpunt is het aan te bevelen om bij alle ingangen, in alle toiletten, bij alle werkplekken etc. voldoende desinfecterende middelen met papierendoekjes voorradig te hebben.

Toiletten

Het is aan te bevelen om de voorportalen van de toiletten te voorzien van een toiletslot. Hiermee voorkomt u ongewenst contact in een kleine ruimte. Hiernaast is het aan te bevelen het aantal schoonmaakmomenten van de toiletten per dag naar minimaal 2 x te brengen. Ieder toilet dient hiernaast voorzien te zijn van een eigen desinfecterende pomp zodat iedere toiletgebruiker de toiletbril naar eigen behoefte kan schoonmaken.

Ook dient u na te denken over de schoonmaak in zijn algemeenheid en de frequentie hierin. U kunt denken aan extra dagelijkse schoonmaak ronden voor bijvoorbeeld deurklinken ed.

Het restaurant of de ontmoetingsomgeving

Het restaurant of ontmoetingsomgeving is de plek waar grotere groepen medewerkers elkaar kunnen treffen.  Hiernaast geldt voor sommige organisaties dat dit ook de plek is waar medewerkers of derden of cliënten zouden kunnen treffen. Zolang onduidelijk is welke maatregelen de overheid gaat toestaan is dit laatste beter vooralsnog te vermeiden.

Facilitair dient u na te denken over de capaciteit in het restaurant en de wijze van opstelling van de tafels en stoelen in de ruimten. De capaciteit zal verminderen. Tevens kunt u nadenken omtrent de catering mogelijkheden die u uw medewerkers gaat bieden. Geadviseerd wordt zoveel mogelijk met voorverpakte producten te gaan werken. U kunt hierbij denken aan in folie ingepakte broodjes ed.

Gebieden voor algemeen medewerkers gebruik

Garderobe

Voor het opbergen van jassen en persoonlijke spullen adviseren wij u deze zoveel mogelijk in de eigen lockers te laten opslaan. Indien dit niet mogelijk is ook voor de jassen de 1 m¹ te hanteren. Dit houdt mogelijk is dat u extra garderobe stellingen dient te voorzien.

Pantry

In de moderne werkomgevingen zijn op vloervelden clubcorners of huiskamers voorzien. Het aantal stoelen rondom de clubtafels dienen verminderd te worden zodat de 1.5 m¹ regels gestand wordt gedaan. Hiernaast is het verstandig om rond het koffiezetapparaat een fysieke signingscirkel van 1.5 m¹ aan te brengen.

Koelwater tappunten kunt u mobiel meer over de werkvloeren verspreiden. Het is aan te bevelen alles van kartonnen bekers te voorzien. Porselein en mokken zou ik u adviseren vooralsnog niet meer toe te passen.

Copyruimte

Het is verstandig om rond het kopieerapparaat een fysieke signingscirkel van 1.5 m¹ aan te brengen. Hiernaast kunt u kijken of het mogelijk is om de kopieerruimte te voorzien van een aparte ingang en uitgang. Indien dit niet mogelijk is dan is te overwegen om voor de entree van de ruimte een signingstreep op de vloer aan te brengen.

Vergaderen

De meeste vergaderkamers zijn uitgerust met stoelen die een ruimte gebruik hebben van 70 cm per stoel. Om te voldoen aan de 1.5 m1 regel dient het aantal stoelen in de vergaderruimten met minimaal de helft verminderd te worden. Hiernaast is het aan te bevelen om te kijken of u op de tafels of op de vloer met belijningvakken van 1.5 m1 kunt aangeven waar de stoel in het midden geplaatst wordt.

In het protocol naar de medewerkers kunt u dan als gedragsregel meegeven dat zij na gebruik van de ruimte alles netjes moeten op ruimen en de stoelen ook weer netjes in het midden van de belijning moeten zetten.

Informeel overleg

Veel informeel overleg bestaat uit oorstoelen, fauteuils, loungebanken, treincoupes ed.

U dient te onderzoeken of u deze faciliteiten op een afstand van 1.5 m¹  van elkaar gegroepeerd kunt krijgen. Bij treincoupé oplossingen is dit wellicht niet mogelijk. Wellicht dat u dan hiervoor in het protocol een regel dient op te nemen dat deze informele vergaderplek door enkel nog 2 personen gebruikt mag worden.

Werkplek en werkplekordening

In de moderne werkomgeving maken we gebruik van een variatie aan werkplekvormen en faciliteiten. We hebben individuele werkplekken en samenwerkplekken. Iedere werkpleksoort kent zijn eigen maatvoering, omvang en opstellingsvorm.

Als hulpmiddel en om een goede beoordeling van uw werkomgeving te kunnen doen kunt u op uw plattegronden rond het middelpunt van de werkplek een cirkel van 1.5m1 trekken. Met deze methode ziet u snel waar conflicten in uw plattegronden zich qua opstelling en routing en layout zullen voordoen.

Werkplek/ Bureau

De individuele werkplekken bestaan meestal uit bureaus met een maatvoering van 1.60 bij 0.80 m¹  .

De meest voorkomende opstelling van bureaus is per 2 of per 4. Uitgaand van de maatvoering is de onderliggende opstelling zodanig dat deze de afstandsregel ondersteunt. Wel kunt u voor het gevoel van veiligheid en hygiëne extra akoestische en doorzichtige schermen op de bureaus aanbrengen.

Hiernaast dient u te kijken of de onderlinge afstand tussen de opstellingen van 2 of 4 voldoende is.

Lounge werkplekken

In sommige projecten zijn individuele loungewerkplekken toegepast. De onderlinge afstand van elkaar geeft aan of ze allemaal te gebruiken zijn of dat u enkele voorlopig uit moet sluiten d.m.v. signing.

Samenwerklounges die bedoeld zijn voor 2 medewerkers kunt u het beste gaan bestempelen als 1 persoonswerkplek.

Projecttafels

In veel kantoren hebben we projecttafels toegepast. De projecttafels is een samenwerkplek waarbij de onderlinge afstand tussen de individuele werkplekken in de meeste gevallen slechts 1.2 tot 1.4 m¹ bedraagt.

Voor de projecttafels adviseren wij u het aantal stoelen tot de helft te reduceren en deze meanderend tegenover elkaar te positioneren voor gebruik. Hiermee kunt u weer voldoen aan uw 1.5 m¹ afstandsregel.

Samengevat:

Het is van belang om afspraken met elkaar te maken hoe we wensen om te gaan met de toegankelijkheid van het gebouw en haar werkomgeving in relatie tot derden en cliënten. Dit geldt ook voor de manier waarop we ons door het gebouw begeven en de routing die we volgen. Oplossingen liggen in het introduceren van eenrichtingsverkeer. Ook het gebruik van onze faciliteiten moeten we goed onder de loep nemen. Dit houdt in goed kijken naar voorzieningen als restaurant, toiletten, garderobe, copy en pantryvoorzieningen. Als hulpmiddel en om een goede beoordeling van uw werkomgeving te kunnen doen kunt u op de plattegronden rond het middelpunt van de werkplek een cirkel van 1.5m1 trekken. Met deze methode ziet u snel waar conflicten in uw plattegronden zich qua opstelling en routing en lay-out zullen voordoen.

3. Conclusie

Moderne activiteit gerelateerde werkomgevingen voldoen in principe aan de uitgangspunten die gehanteerd zouden moeten worden bij de 1.5 m1 afstandsregel.  Het is wel raadzaam om enerzijds qua gebruik een en ander te controleren en bij te sturen waar nodig. Anderzijds is het van belang om qua hygiëne duidelijke afspraken met elkaar te maken.

Het help om met elkaar afspraken te maken over:

• Wanneer we naar kantoor gaan,
• Hoe we dit melden,
• Op welke werkplek we dan afspreken,
• Hoe we ons daar dan gedragen,
• Welke persoonlijke hulpmiddelen we tot onze beschikking krijgen,
• En welke maatregelen we, in de werkomgeving als hygiëne technisch, treffen om ervoor te zorgen dat het vooral veilig is.

Een hulpmiddel hierbij is om, op basis van onze waarden en normen, dit in een protocol met elkaar vast te leggen.

.

Jacinto Holten is Partner bij Bureau Doenkers

indien u meer informatie of gedetailleerde checklists wilt, neemt u dan contact met hem op