Voor het besturen van een onderneming is de kwaliteit van de financiële organisatie van groot belang. Deze afdeling is immers verantwoordelijk voor het leveren van financiële (management)informatie; een belangrijk sturingsinstrument.
De gevraagde kwaliteit sluit echter lang niet altijd aan bij hetgeen de financiële organisatie kan leveren. Een aantal symptomen:
- De financiële organisatie heeft moeite met het snel/tijdig aanleveren van rapportages.
- De kwaliteit en betrouwbaarheid van de verstrekte informatie laat te wensen over.
- De rapportageset is te beperkt; projectrapportages of prognoses ontbreken bijvoorbeeld.
- Er worden slechts bedragen gerapporteerd, duidelijke analyses ontbreken.
- De financiële organisatie kan niet of slechts beperkt voldoen aan ad-hoc informatieverzoeken.
- Vragen aan de financiële organisatie worden afgewimpeld vanwege tijdgebrek, omdat ze onmogelijk te beantwoorden zouden zijn of door de financiële organisatie zelf niet relevant worden geacht.
De volwassenheid van de financiële organisatie
Het verschil tussen gewenste en geleverde kwaliteit ontstaat vaak in de loop der tijd. De onderneming is bijvoorbeeld snel gegroeid en de ontwikkeling van de financiële organisatie is daarbij achtergebleven. Of veranderende (markt)omstandigheden dwingen de onderneming snel haar koers aan te passen en de financiële organisatie kan het tempo van de veranderingen niet volgen.
Als onderneming en financiële organisatie ‘te ver uiteen gaan lopen’ krijgt de financiële organisatie steeds meer moeite om aan de aan haar gestelde eisen te voldoen. Hierbij moet niet alleen worden gedacht aan de eisen van het eigen management, maar ook aan de eisen die worden opgelegd vanuit wet- en regelgeving.
De volwassenheid van de financiële organisatie kan in drie fases worden ingedeeld:
- De financiële organisatie houdt zich hoofdzakelijk bezig met het verwerken van transacties (‘de boekhouding’)
- De planning- en control cyclus is ingericht. De focus van de financiële organisatie is op financiële processen, control en risk management.
- De financiële organisatie is sparring partner voor directie en management en draagt actief bij aan het maken van strategische beslissingen.
Scan van de financiële organisatie
De volwassenheid van de financiële organisatie kan worden gemeten met behulp van onderstaande scan. Aan de hand van een aantal vragen wordt de financiële organisatie op een zestal aspecten geanalyseerd:
- Financiële administratie en Rapportages
- Planning, Budgettering en Forecasting
- Beslissingsondersteuning
- Informatietechnologie & Systemen
- Management & Organisatie
- Mensen & Cultuur
Op deze wijze wordt het – vaak sluimerende – gevoel dat de kwaliteit van de financiële organisatie niet meer past bij de onderneming concreet gemaakt. Het invullen van de vragen neemt niet meer dan enkele minuten in beslag. Aanvullende opmerkingen kunnen aan het eind van de vragenlijst worden toegevoegd.
De uitkomst van de scan wordt gepresenteerd in een spinnenwiel diagram, waarvan hieronder een voorbeeld. Hiermee wordt de relatieve score op de zes aspecten inzichtelijk gemaakt.
Uiteraard zullen op deze wijze geen kant en klare oplossingen worden gevonden, maar de uitkomst geeft wel aan in welke richting verbeteringen moeten worden gezocht en biedt hiermee input voor inhoudelijke discussie, verder onderzoek, het opstellen van een verbeterplan en in sommige gevallen ook voor het aanbrengen van directe verbeteringen.
Uw financiële organisatie in kaart te brengen? Klik hier.