Het Nieuwe Werken kan veel voordelen opleveren; van een besparing op de huisvestingskosten tot een toename van de werknemerstevredenheid. Om deze voordelen te kunnen behalen, zijn natuurlijk wel investeringen nodig. Maar waar moet een organisatie nou precies aan denken op het gebied van kosten en baten van Het Nieuwe Werken? Het is natuurlijk mogelijk om gewoon te geloven in Het Nieuwe Werken en geen business case te maken. Je kunt zeggen “HNW gaat over gedrag en mensen en dit is niet uit te rekenen”. Maar voor HNW zijn ook investeringen nodig en bij een bedrijfseconomische activiteit weeg je (net als in je huishouden) tevens de financiële aspecten mee. De business case is ook een mooi instrument om bij veranderingen de voortgang te kunnen bespreken.

Niet-financiële baten

Bij een juiste toepassing ondersteunt een business case een stuk van de noodzakelijke dialoog tussen de partijen die betrokken zijn bij de veranderingen. In een goede business case zijn de financiële en nietfinanciële baten opgenomen. Soms kun je echter niet precies uitrekenen wat iets opbrengt (of kost). Voor ieder aspect van de business case kun je dan een afweging maken of je deze wel of niet uitrekent of werkt met een schatting.

Besparing op huisvesting en stijging van werknemer- en klanttevredenheid

Met Het Nieuwe Werken zijn onder andere de volgende voordelen te behalen:

• Toename van de klantentevredenheid. Door meer tevreden medewerkers, een beter duurzaamheidsimago, lagere kosten en een hogere productiviteit.
• Afname van kort ziekteverzuim. En toename van de werktevredenheid wanneer werknemers in staat worden gesteld werk en privé anders en beter te balanceren.
• Tegen lagere kosten medewerkers binden. Door een moderne en aantrekkelijke werkgever te zijn. Door een managementstijl te hebben die gebaseerd is op resultaatafspraken en vertrouwen. Door medewerkers meer keuzevrijheid te geven in het waar en wanneer zij werken. En door een aantrekkelijk kantoor en goede ICT-ondersteuning te bieden.
• Besparing op huisvestingskosten. In veel organisaties is het mogelijk om tot wel 50 % op de kosten van huisvesting te besparen.
• Reductie van reistijd en reiskosten. Plus de bijbehorende effecten voor het milieu door iedereen de keuze te geven om plaatsonafhankelijk te werken.
• Effectiever en efficiënter werkende medewerkers. Die productiever zijn. Dit voordeel wordt verderop toegelicht.

Iedere organisatie kan uit bovenstaande elementen de voordelen en redenen kiezen die het beste bij haar eigen visie en strategie passen. Meestal is het zo dat je de voordelen waar je als organisatie niet primair voor kiest er wel bij krijgt. Als een internationale organisatie bijvoorbeeld kiest voor videoconferentie om zo een kostenbesparing op het reizen te behalen, dan zijn de effecten voor het milieu een logisch gevolg. De maximale resultaten behaal je echter door Het Nieuwe Werken integraal aan te pakken.

Investeer in de ontwikkeling van management en medewerkers

Om over te kunnen gaan op Het Nieuwe Werken zullen ook kosten en investeringen gemaakt moeten worden. Aanpassingen aan de werkomgeving en ICT-voorzieningen zijn vaak nodig om medewerkers goed te kunnen ondersteunen in waar en wanneer ze werken. De belangrijkste investering moet echter gedaan worden in de ontwikkeling van het management en de medewerkers. Zij moeten de benodigde kennis, kunde en vaardigheden hebben om:

• Op een gezonde manier tijd -en plaatsonafhankelijk te kunnen werken.
• Werk en privé goed te kunnen balanceren.
• Digitaal te kunnen werken, kennis te delen en op afstand samen te werken.
• Gezamenlijk afspraken te kunnen maken over de resultaten.
• Sociale cohesie te kunnen behouden en versterken.

Let er goed op dat de kosten niet uit de hand lopen. Maar stuur niet alleen op kosten want dat is uiteindelijk een doodlopende weg. Het eindpunt van sturen op kosten is namelijk een kostenniveau van nul, maar dan bestaat je organisatie ook niet meer. Sturen doe je dus op het behalen van de voordelen en de baten, daaruit volgen de kostenbesparingen.

Toename van de productiviteit

Productiviteitswinst van kenniswerkers is niet (makkelijk) wetenschappelijk aantoonbaar. Een verandering in huisvesting, ICT of managementstijl is maar moeilijk één op één te relateren aan productiviteitswinst. Daarom wordt het productiviteitsvoordeel vaak ter discussie gesteld of niet meegerekend in een business case.

Toch is het goed om aan dit voordeel aandacht te besteden. Het grootste deel van de kosten van een medewerker wordt namelijk gevormd door zijn salaris, de uren die hij of zij werkt en productief kan zijn. Per medewerker zijn de kosten opgebouwd uit salaris (inclusief eventuele vergoedingen), de kosten voor een werkplek en de kosten voor ICT. Gemiddeld zijn de kosten voor het salaris zo’n 70 tot 80 % van de totale kosten. Daarmee zijn de salariskosten, en dus hoe productief iedereen kan zijn, het meest interessante onderdeel voor een organisatie.

Efficiënter en effectiever werken

Er zijn allerlei aanwijzingen, redenen en ervaringen uit de praktijk die wijzen op een hogere productiviteit door Het Nieuwe Werken. Bijvoorbeeld een rapport over het efficiënt omgaan met kennis, de HNW barometer 2011, een onderzoek naar thuiswerken en een onderzoek van Blaauw Research. SNS REAAL heeft haar medewerkers gevraagd of ze effectiever en efficiënter werken na de overgang naar Het Nieuwe Werken. Hierop antwoordde tussen de 70 en 80 % van de medewerkers bevestigend. En organisatie(onderdelen) waar productiviteit wel te meten is, behalen tot 10 % stijging van de productiviteit. Positieve gegevens dus.

Zet klanten en medewerkers centraal

Alles wat je doet op het gebied van productiviteit door de medewerker centraal te zetten (meer keuzevrijheid te geven, beter uit te rusten in de ICT en de werkomgeving) telt mee. Pas er echter wel voor op dat een productiviteitsstijging niet direct vertaald wordt in een reductie van het personeel. Dus niet: als mensen 10 % productiever zijn, dan kan 1 op de 10 medewerkers worden ontslagen. In deze redenering lopen namelijk naar mijn idee twee dingen door elkaar; het behalen van een productiviteitsstijging en het aanwenden van de besparing. Verbetering van de productiviteit kun je ook aanwenden voor een betere bediening van de klant. Dat is lucratiever, leuker en zorgt voor een betere motivatie.

Albert Roelofswaard begeleidt organisaties en mensen met vraagstukken
op het gebied van nieuwe manieren van samenwerken en organiseren.