Terug naar overzicht

Je organisatie wordt steeds wendbaarder en is nu opgebouwd uit kleine, zelf-organiserende teams. Er wordt vollop gewerkt met post-its en dagelijks staan groepjes mensen samen voor een whiteboard. Het managementteam werkt echter nog op traditionele wijze. Is het mogelijk om ook het managementteam meer Agile te laten werken en zo de transitie naar het Agile werken beter te ondersteunen? Zeker! Hieronder een aantal experimenten uit de praktijk.

WVTTK

We gaan naar het IT-managementteam van een grote energieleverancier. Ook dit managementteam komt bijeen in een wekelijkse vergadering met een vaste voorzitter en een vaste agenda met als laatste punt: Wat Verder Ter Tafel Komt. Het is voor de collega’s in de teams niet altijd duidelijk waar het managementteam mee bezig is. Tegelijkertijd worden de collega’s in het managementteam overspoeld door een wirwar van vaak operationele zaken die tijdens de vergaderingen tot veel discussie leiden. Tijd voor een aantal Agile experimenten.

Agile Management Team

Transparancy, Inspect & Adapt

Een belangrijke basis van het Agile werken is transparantie en we willen vanuit het managementteam natuurlijk het goede voorbeeld geven. We gaan daarom op zoek naar een ruimte waarin we de bijeenkomsten van het managementteam kunnen houden. Alle informatie die we nodig hebben krijgt een vaste plek geven op de muren van deze ruimte. De rest van de werkweek is de ruimte beschikbaar voor andere vergaderingen en kunnen alle mensen van de afdeling de informatie bekijken en ons feedback geven.

Ook spreken we af dat we onze werkwijze steeds evalueren en aanpassen waar nodig: inspect & adapt. Net als onze IT-teams houden we iedere twee weken een Retrospective waarbij we in alle openheid kijken naar onze samenwerking en effectiviteit en vooral naar hoe we die verder kunnen verbeteren. Daarnaast helpt alle informatie op de muren bij inspect & adapt op inhoud. Doen we nog steeds de belangrijkste zaken eerst? Dragen onze inspanningen nog steeds bij aan de belangrijkste doelen van de organisatie?

Scrum

De Retrospective is onderdeel van het Scrum-framework dat alle teams op onze afdeling gebruiken. Dus ligt het voor de hand om te kijken welke andere onderdelen van Scrum we in ons managementteam kunnen toepassen. Dat blijken er heel wat te zijn.

We benoemen een Product Owner en Scrum Master en beginnen met het aanbrengen van een ritme: een Sprint van 1 week. Vervolgens hebben we tijdens een teamdag ons jaarplan vertaald naar een Product Backlog een geordende lijst van werkzaamheden. De Product Backlog visualiseren we door middel van een Story Map. Direct de week erna het diepe in en starten met een Sprint Planning: wat gaan we deze week oppakken? De werkzaamheden in onze Sprint worden gevisualiseerd op een Sprint Backlog en besproken tijdens de dagelijkse Daily Scrum van 15 minuten. De week erna een Sprint Review (wat is er bereikt en is er aanleiding om onze Product Backlog bij te stellen?) en daarna de eerder genoemde Retrospective ter verbetering van onze werkwijze.

Na een paar Sprints blijkt dat onze werkwijze onvoldoende verbetering geeft op het operationele vlak. De vele soms urgente uitdagingen in de operatie vragen veel aandacht en gaan ten koste van de meer strategische stappen die we willen zetten. Precies op dat moment bezoek ik met een collega een introductiemiddag Holacracy van Brian Robertson.

Holacracy

De strak geregiseerde Tactical Meeting van Holacracy lijkt een prima aanvulling op onze Scrum werkwijze. Tijd voor een nieuw experiment! Het stappenplan van de Tactical Meeting wordt gevolgd: eerst aandacht voor de status van lopende initiatieven middels de checklist, de projectlist en het dashboard. Daarna operationele zaken verzamelen en deze 1 voor 1 beetpakken. Een mooi aspect van de Tactical Meeting is de zorgvuldig gekozen terminologie. Robertson praat niet over problems that need solving, maar over tensions that need processing. In plaats van de zoektocht naar de ultieme oplossing voor een kluwen van complexe problemen met vaak vele belanghebbenden wordt gezocht naar het verminderen van een stukje buikpijn van één collega. Vroeger nam een verhitte discussie over een complex probleem makkelijk een uur in beslag zonder duidelijke uitkomst; nu pakken we in een uur vaak 20 tensions bij de kop. Deze aanpak zorgt voor veel focus, minder discussie en meer ruimte voor strategische activiteiten op onze Sprint Backlog.

Agile Management Team 1

Uitdagingen

Zijn we er nu? Zeker niet; er is altijd ruimte voor verdere verbetering. Zo blijkt de transparante ruimte die voorheen deels glazen wanden had juist minder transparant geworden te zijn door alle informatie op de wanden. Collega’s blijken ook niet zomaar de ruimte in te lopen om even te kijken waar het managementteam mee bezig is. Ook hebben we nog geen stakeholders (onze collega’s!) bij onze Sprint Review en wordt er vanuit de organisatie om ons heen nog steeds gevraagd om gedetailleerde rapportages en jaarplannen die veel tijd vergen. En dus blijven we inspect & adapt toepassen met zo veel mogelijk transparantie!

Voorlopige conclusie

Het blijkt goed mogelijk om in een managementteam met Agile elementen te werken. Ook de Tactical Meeting uit Holacracy blijkt nuttig. De transparantie neemt toe en er worden continue verbeteringen doorgevoerd op inhoud en proces. Zo groeit het Agile Leadership en worden de teams in de organisatie beter ondersteund.

Wil jouw managementteam ook meer Agile Leadership tonen? Neem contact op!