Zowel Het Nieuwe Werken als Agile en Scrum zijn inmiddels bekende fenomenen. Maar regelmatig ontstaan er knelpunten omdat inrichting van de werkomgeving, keuze van ICT middelen en gedrag of werkwijzen niet goed in lijn staan met zowel HNW als Scrum. Terwijl ze eigenlijk heel goed bij elkaar passen en elkaar zelfs kunnen versterken.

Veel organisaties adopteren nieuwe manieren van werken en voeren deze veranderingen in. Dit gaat onder de vlag van Het Nieuwe Werken (HNW) of soortgelijk begrip. Doelstellingen hierbij zijn onder andere dat je onafhankelijk van tijdstip en locatie je werk kunt doen, dat we meer gaan samenwerken vanuit vertrouwen en veelal ook kostenreductie. Dat wordt vertaald in een flexibele kantooromgeving met activiteitgerelateerde werkplekken, ICT voorzieningen die digitaal (samen)werken op verschillende locaties mogelijk maakt, slimmere manieren om het werk te organiseren en managers die anders sturen en leidinggeven.

Parallel aan de transitie rondom HNW zien we de opkomst van de Agile projectaanpak waaruit de Scrum methode voortkwam. Bij het Scrummen werkt een multidisciplinair team gelijktijdig samen aan een project in kortlopende ‘sprints’ met duidelijke doelstellingen, resultaten en strakke deadlines. Daarbij worden op een Scrumboard de taken en hun status bijgehouden. In een dagelijkse ‘daily standup’, een korte staande bespreking met alle teamleden rondom het Scrumboard, beantwoordt elk teamlid drie vragen: wat heb je gedaan, wat ga je vandaag doen en wat zijn je problemen? Zo ontstaat een nauwe samenwerking, intensieve communicatie en betrokkenheid die zorgen voor een dynamisch werkproces dat gericht is op resultaten. We zien de methode niet alleen bij IT afdelingen rondom softwareontwikkeling, maar steeds vaker ook bij andere groepen. Bijvoorbeeld bij marketing- en communicatieafdelingen voor het ontwikkelen van campagnes en ook managementteams passen het toe rondom hun dagelijkse werkzaamheden.

Juiste kantoorinrichting en faciliteiten

Een fysiek knelpunt komt voort uit het feit dat Scrum teams dicht bij elkaar willen zitten, ten behoeve van goede en directe communicatie. Vanuit HNW-gedachte kun je overal je werk doen, ongeacht tijd en plaats, ben je daardoor minder vaak op kantoor en heb je geen vaste werkplek. Als Scrummen resulteert in de situatie dat medewerkers full time op kantoor moeten komen en vaste plekken bezet houden, gaat de beoogde bezettingsgraad scheeflopen en de flexibiliteit van de werkplekken verloren. Medewerkers met zowel een ‘flexplek’ als een ‘scrum werkplek’ trekken helemaal een wissel op de vierkante meters. Afhankelijk van de behoefte van Scrum teams en de mogelijke combinatie met ICT oplossingen (zie verderop) kunnen specifieke werkgedeeltes voor de Scrum teams worden ingericht met de juiste voorzieningen.

Scrum teams maken gebruik van Scrumboards, vaak fysieke borden of wanden met brown papers vol Post-it notes. Liefst goed zichtbaar, dicht bij de werkplekken van het team en waar je ruim omheen moet kunnen staan met het hele team voor de ‘daily standup’. Ruimte op de wanden is niet altijd voorhanden of het wordt vanuit Facility Management of compliance reglement niet toegestaan. Rijdende en afsluitbare panelen kunnen dit soms ondervangen. De fysieke ruimte die een team met hun ‘daily standup’ inneemt en de hectiek vormen soms een storend element op de werkvloer, waar andere collega’s op flexplekken geconcentreerd zitten te werken. Dat kan door slimme inrichting, aparte Scrumruimtes en akoestische voorzieningen worden opgelost.

Bij een financiële instelling hebben de standaard werkplekken twee beeldschermen en een dockingstation voor de laptop van de medewerker. Ook is er draadloos internet. Je kunt dus letterlijk overal in het gebouw werken. Dat gebruiken ze vanuit het Scrumteam vaak om even naast een collega te zitten die niet in het team zit. Enkele muren zijn voorzien van whiteboards die ook magnetisch zijn, over de gehele breedte en hoogte van de muur, een groot fysiek Scrumboard.

 ICT tools bieden mogelijkheden

Scrummen gaat vaak met offline manieren van werken, met direct contact en communicatie en een fysiek Scrumboard. Het Agile manifesto stelt individuen en interactie boven processen en tools, dat impliceert fysieke aanwezigheid. HNW gaat uit van ‘any time’, ‘any place’ en digitale informatievoorziening en manieren voor samenwerken. Daardoor kan men via laptops, tablet of smartphone individueel of met groepen op afstand samenwerken, bestanden en schermen delen en (video)gesprekken voeren. Dit is vaak prima in te zetten door Scrum teams in hun proces. Samenwerking en intensieve directe communicatie kunnen daarmee digitaal en op afstand plaatsvinden. Teamleden hoeven dan niet altijd op hetzelfde kantoor bij elkaar te zitten of fysiek aanwezig te zijn bij een ‘daily standup’.

Het richten van een webcam op een Scrumboard of het e-mailen van een digitale foto van de actuele situatie zijn pragmatische manieren om deze informatie overal toegankelijk te maken. Fysieke Scrumboards zijn als geheel te vervangen door digitale toepassingen. Deze ondersteunen het Scrum proces als geheel en door digitaal te werken is ook werken op afstand mogelijk. Via een groot videoscherm of smartboard kan het digitale Scrumboard, maar ook andere informatie van het project, zichtbaar zijn op de werkvloer voor het Scrum team. Op deze wijze kunnen ook Compliance regels in acht worden genomen.

Projecten zijn zelden alleen intern, vaak zijn ook externe partners of leveranciers betrokken. Soms wordt er internationaal samengewerkt. Door digitaal te werken kunnen Scrum teams vanuit verschillende organisaties worden bemand. Externe toegangsmogelijkheid en beveiliging zijn hierbij aandachtspunten en alle leden van het team moeten dezelfde mogelijkheden hebben.

Bij de ICT afdeling van een grote bank wordt hoofdzakelijk volgens Scrum gewerkt. Diverse vergaderzalen zijn uitgerust met smartboards waar per toerbeurt de ‘daily standups’ plaatsvinden. Buiten deze sessies worden de zaaltjes gebruikt voor ad hoc overleggen. Via het smartboard wordt informatie zoals de sprint planning en backlog getoond en gelijk bijgewerkt. Via video conferencing kunnen team leden thuis aansluiten bij de ‘daily standup’ of andere overleggen.

 Aandacht voor organisatie en mensen is cruciaal

Het gaat bij beide werkwijzen zeker niet alleen om techniek en faciliteiten, maar vooral ook om organisatie, processen en cultuur. Zowel HNW als het werken via de Scrum methode vergt een veranderproces voor medewerkers van de organisatie. Bij Scrum ligt de focus op het team, het individu is daaraan ondergeschikt. Het team bepaalt hoe en waar ze willen werken en stelt gezamenlijk het resultaat vast. Bij HNW wordt de manier van werken voor een groot deel bepaald door het individu die hierbij nieuwe werkwijzen toepast voor samenwerking en resultaatafspraken heeft richting het management. Vaak werken niet alle medewerkers van de organisatie in een Scrum team en volgens de Scrum werkwijze, waardoor er sprake is van een hybride situatie. HNW en Scrum liggen niet volledig in lijn, maar hebben wel veel overlap als het gaat om eigen verantwoordelijkheid, samenwerken, kennisdelen, sturing op resultaat en vertrouwen. Daarom het ook in de praktijk goed samengaan.

Buiten kantoor werken en op afstand Scrummen is soms niet gewenst of toegestaan of is onvoldoende gefaciliteerd door ICT middelen. Managers vinden het soms moeilijk als medewerkers niet op kantoor zijn en ze hen niet kunnen controleren of ze wel aan het werk zijn. Volle agenda’s en het vinden van balans tussen werk en privé maken het soms lastig om altijd aanwezigheid te zijn bij een ‘daily standup’. Met de juiste voorzieningen, vertrouwen en teamafspraken kan flexibiliteit worden gecreëerd. Bijvoorbeeld door een aantal keren in de week fysiek en soms op afstand te Scrummen, of op een ander moment van de dag de ‘daily standup’ te doen. Belangrijk is dat je een situatie creëert waarin elk teamlid zijn persoonlijke ruimte kan benutten zonder afbreuk te doen aan de Scrum methode, de samenhang van het team en doelstellingen ervan.

Binnen een overheidsorganisatie werd Scrum en HNW los van elkaar geïntroduceerd. Gaandeweg werd duidelijk dat de praktijk voor medewerkers verwarrend was en verwachtingen niet vervuld werden. Waar HNW het thuiswerken stimuleerde, werd bij Scrum dat juist ontmoedigd. Er was geen eenduidig beleid en leidinggevenden gaven verschillende uitleg. De komst van de Wet flexibel werken legde extra druk op de situatie. Er werd een projectgroep gevormd die werkwijzen en beleid op elkaar heeft afgestemd.

Meer overeenkomsten dan verschillen

Zowel HNW als Scrum levert een positieve bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie. Er is dan ook veel aan gelegen om beide werkwijzen in harmonie toe te passen. Om knelpunten te voorkomen vraagt het aandacht voor en aanpassingen van de kantoorinrichting, ICT voorzieningen, organisatie en gedrag van medewerkers.

Met betrekking tot huisvesting hebben HNW en Scrum elk specifieke behoeftes, maar ze delen ook generieke voorzieningen als vergaderkamers, concentratiewerkplekken en uiteraard de koffiecorner en ontmoetingsruimte. Beiden kunnen prima samengaan in dezelfde kantooromgeving, door een afgestemde vorm van huisvestingsinrichting. In situaties waar teams worden samengesteld om een project uit te voeren zal samenwerking pas goed verlopen nadat de leden van het team elkaar hebben leren kennen, er vertrouwen is opgebouwd en werkwijzen zijn afgestemd. Daarna kunnen aanvullend digitale middelen worden ingezet om op afstand samen te werken. Dat is bij Scrum teams niet anders. De Scrum werkwijze op zichzelf kan voor een team al nieuw zijn en heeft tijd nodig om eigen te worden gemaakt. In die periode kan het beter zijn te beginnen om dagelijks fysiek op dezelfde plek te werken. Na verloop van tijd kan het team zelf bepalen en ervaren of, met inzet van ICT voorzieningen, werken op verschillende locaties mogelijk is.

Een HNW invoeringsprogramma zal rekening houden met de werkwijzen van medewerkers en teams, ook de Scrum methode. Omgekeerd zal bij toepassing van de Scrum methode benutting van de faciliteiten van HNW voordelen kunnen bieden. Zo hoeven ze elkaar niet te bijten en kunnen frustraties in beide hoeken worden voorkomen. Bij Bureau Doenkers hebben we veel ervaring hiermee. Wij bespreken dat graag met u voor uw specifieke situatie.

Ruud Zandbergen begeleidt organisaties bij het invoeren van innovatieve manieren van werken en organiseren.